Manual completo de Microsoft Office Access tareas básicas guía de interfaz y programación

Las posibilidades que brindan las bases de datos de escritorio de Access son infinitas para el almacenamiento y seguimiento de información variada, desde inventarios hasta contactos y procesos internos de una empresa. A continuación, exploraremos las diferentes opciones para crear, ingresar datos y, finalmente, personalizar y utilizar eficientemente una base de datos de Access.

Minibarra de herramientas

Para dar formato al texto fácilmente, puedes utilizar la minibarra de herramientas. Esta aparece automáticamente encima del texto seleccionado cuando lo estás formateando. Si acercas el puntero del mouse a la minibarra de herramientas, esta se desvanecerá y podrás usarla para aplicar opciones de formato como negrita, *cursiva*, tamaño de *fuente*, *color*, entre otras. Al alejar el puntero de la minibarra de herramientas, esta desaparecerá. En caso de que prefieras no utilizar la minibarra de herramientas, simplemente mueve el puntero unos píxeles para que desaparezca.

Descubriendo más acerca de la programación en VBA

Aprovecha las ventajas de VBA para añadir automatización y mejoras a tus aplicaciones de Access. Amplía el potencial de VBA a través de controles de terceros y crea tus propias funciones y procedimientos personalizados para satisfacer tus necesidades específicas.

¿Quieres aprender a programar con VBA de forma rápida y sencilla? Convierte una macro de Access en código de VBA y descubre todas sus posibilidades. Sigue las instrucciones en la sección "Convertir macros a código de VBA", una característica que crea automáticamente un módulo de VBA con el código equivalente a tu macro. Además, el Editor de Visual Basic se abrirá automáticamente para que puedas realizar modificaciones en el procedimiento. ¡Explora la funcionalidad de VBA y empieza a personalizar tus aplicaciones!

Mientras trabajas en el Editor de Visual Basic, puedes hacer clic en palabras clave y presionar F1 para acceder a la ayuda para desarrolladores de Access y obtener más información sobre VBA. Disfruta de la versatilidad de VBA y personaliza al máximo tus aplicaciones de Access con funcionalidades únicas y automatizaciones eficientes.

Constructo de una base de datos desde el principio

Utiliza la ubicación por defecto que te muestra Access bajo el campo "Nombre de archivo" o haz clic en el icono de carpeta para elegir otra.

Agregar una tabla

Al acceder a la base de datos por primera vez, se encontrará con una tabla vacía en la vista de Hoja de datos, en la cual podrá introducir sus datos. Si desea agregar otra tabla, simplemente haga clic en la pestaña "Crear" y seleccione "Tabla". Puede comenzar a ingresar información en las celdas vacías o incluso pegar datos desde otra fuente, como una hoja de cálculo en Excel.

Para reorganizar las columnas, basta con seleccionar el encabezado de la columna deseada y arrastrarla hasta su nueva ubicación. También puede seleccionar varias columnas juntas y arrastrarlas a un nuevo lugar en la tabla. Esta función permite una mayor flexibilidad y eficiencia en la estructuración de los datos de su base de datos.

La forma de agregar o enlazar información

Importar o vincular datos desde diferentes fuentes

Puede traer información de diversos orígenes o enlazarla desde Access sin necesidad de mover los datos desde su ubicación original. Esta opción de enlace puede ser muy útil si hay múltiples usuarios actualizando el contenido y desea asegurarse de ver siempre la versión más reciente, o si quiere optimizar el espacio de almacenamiento. Asimismo, en la mayoría de formatos puede elegir entre vincular o importar los datos. Para más información, consulte la sección Importar o vincular datos desde otra base de datos de Access.

Para importar o enlazar datos desde otras fuentes, diríjase a la pestaña Datos externos y seleccione el formato en que están almacenados los datos. En caso de no encontrar el formato adecuado, haga clic en Más.

Nota: Si sigue sin encontrar el formato correcto, es posible que necesite exportar los datos a uno compatible con Access, como por ejemplo un archivo de texto delimitado.

Barra de estado

Barra de estado:

En la parte inferior de la ventana podrás encontrar una función de interfaz de usuario estándar que te proporciona información relevante sobre el estado de la aplicación. Esta herramienta es especialmente útil para buscar mensajes de estado, sugerencias de propiedades y conocer el progreso de las acciones realizadas.

La barra de estado también cuenta con dos funciones estándar comunes en programas de Office: Vista/Cambio de ventana y Zoom.

Intercambio de vistas y zoom:

Con los controles disponibles en la barra de estado podrás cambiar de manera rápida entre las diferentes vistas disponibles en la aplicación. Además, si estás visualizando un objeto que permite el zoom variable, podrás ajustar el nivel de zoom con el control deslizante de la barra de estado para acercar o alejar la imagen.

Personalización de la barra de estado:

En la sección de Opciones de la aplicación, podrás activar o desactivar la casilla correspondiente a "Mostrar barra de estado". Al desmarcar la casilla, la barra de estado dejará de ser visible en la ventana de la aplicación.

Qué es la programación

En Access, la programación implica darle funcionalidad a tu base de datos mediante el uso de macros de Access o de código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, si has creado un formulario y un informe, puedes añadir un botón de comando al formulario para que al hacer clic se abra el informe. Esto se logra programando una macro o un procedimiento de VBA y especificando la propiedad de evento OnClick del botón de comando para que al hacer clic se ejecute el código deseado.

Es importante tener en cuenta que en muchos programas de Microsoft Office, el término "macro" puede ser utilizado para referirse a código de VBA. Sin embargo, en Access, este término hace referencia a una colección de acciones de macro que se pueden enlazar con el Generador de macros. Las acciones de macro en Access son solo un subconjunto de los comandos disponibles en VBA. Aun así, el Generador de macros ofrece una interfaz más estructurada que el Editor de Visual Basic, lo que permite agregar programación a los distintos objetos y controles sin la necesidad de aprender código de VBA.

Los objetos, como formularios e informes, y los controles, como botones de comando y cuadros de texto, poseen diferentes propiedades de evento a las cuales podemos adjuntar macros o procedimientos. Cada propiedad de evento está relacionada con un evento específico, como hacer clic con el ratón, abrir un formulario o modificar datos en un cuadro de texto. También es posible que se desencadenen eventos relacionados con factores externos a Access, como eventos del sistema o macros o procedimientos asociados a otros eventos. Como resultado, tu base de datos puede volverse bastante compleja si añades muchas macros o procedimientos para varias propiedades de eventos en distintos objetos.

Simplifica tu programación con el Asistente de Comandos de Botones

Si deseas incorporar un botón para realizar acciones específicas en un formulario, puedes contar con la ayuda del Asistente para botones de comando. Este asistente te guiará en la creación de un botón que ejecutará una tarea predefinida.

Si estás trabajando en un archivo de Access (.accdb), el asistente generará una macro que será insertada en la propiedad OnClick del botón de comando. Sin embargo, si estás usando un archivo .mdb o .adp, el asistente creará código de VBA, ya que las macros incrustadas no están disponibles en esos formatos.

En cualquier caso, puedes personalizar y mejorar la macro o el código de VBA según tus necesidades.

Para empezar, en el panel de navegación, haz clic con el botón derecho en el formulario en el que desees agregar el botón de comando. Luego, selecciona la opción Vista Diseño.

En la pestaña Diseño, haz clic en la flecha hacia abajo para mostrar la galería de Controles y asegúrate de que la opción Utilizar asistentes para controles está seleccionada.